Wie bei den meisten Buchhaltungspraktiken gibt es eine Reihe von verschiedenen Möglichkeiten, Abschreibungskonten einzurichten. Wir werden hier eine allgemeine Methode vorstellen, die flexibel genug sein sollte, um die meisten Situationen zu bewältigen. Das erste Konto, das Sie benötigen, ist ein Anlagevermögenskosten-Konto (GnuCash Kontotyp Aktiva), das einfach ein Ort ist, an dem Sie den ursprünglichen Kauf des Vermögensgegenstandes aufzeichnen. Normalerweise erfolgt dieser Kauf durch eine Transaktion von Ihrem Bankkonto.

Um die Abschreibung der Anlage zu verfolgen, benötigen Sie zwei Abschreibungskonten. Das erste ist ein Kumulierte Abschreibung-Konto, in dem die Summe aller Abschreibungsbeträge gesammelt wird und das negative Werte enthält. In GnuCash ist dies ein Kontotyp Aktiva. Das Kumulierte Abschreibung-Konto wird durch ein Abschreibungsaufwand-Konto ausgeglichen, in dem alle periodischen Abschreibungsaufwendungen erfasst werden. In GnuCash ist dies eine Kontoart Aufwand.

Nachfolgend sehen Sie eine generische Kontenhierarchie für die Verfolgung der Abschreibung von zwei Anlagen, Anlage 1 und Anlage 2. Die Anlagekosten Konten werden durch das Bank-Konto ausgeglichen, das Akkumulierte Abschreibung-Konto durch das Aufwendungen:Abschreibung-Konto.

-Aktiva
   -Anlagevermögen
      -Anlage 1
         -Kosten                (Konto Anlagekosten)
         -Abschreibung     (Konto Kumulierte Abschreibung)
      -Anlage 2
         -Kosten                (Konto Anlagekosten)
         -Abschreibung     (Konto Kumulierte Abschreibung)
   -Umlaufvermögen
      -Bank
-Aufwendungen
   -Abschreibungen        (Konto Abschreibungskosten)

Eines der Merkmale der oben gezeigten Kontenhierarchie ist, dass Sie einige wichtige zusammenfassende Werte über Ihre abzuschreibende Anlage leicht sehen können. Die Summe des Aktiva:Anlagevermögen:Anlage 1-Konto zeigt Ihnen den aktuellen Schätzwert für Anlage 1, das Aktiva:Anlagevermögen:Anlage 1:Kosten zeigt Ihnen, was Sie ursprünglich für Anlage 1 bezahlt haben, Anlagevermögen:Anlagevermögen:Anlage 1:Abschreibung zeigt Ihnen die aufgelaufene Abschreibung für Anlage 1 und schließlich zeigt Aufwendungen:Abschreibung die gesamte kumulierte Abschreibung für alle Ihre Anlagen.

Es ist natürlich möglich, eine andere Kontohierarchie zu verwenden. Eine beliebte Kontenstruktur ist die einer Kombination der Anlagevermögenskosten- und Abschreibungen- Anlagenkonten. Dies hat den Vorteil, dass weniger Konten die Kontenhierarchie durcheinander bringen. Nachteilig ist, dass Sie zum Ermitteln einiger der im obigen Absatz erwähnten zusammenfassenden Details die Kontenregisterfenster öffnen müssen. Wie bei den meisten Dingen gibt es viele Möglichkeiten – finden Sie diejenige, die für Sie am besten funktioniert.

Die eigentliche Eingabe der Abschreibungsbeträge erfolgt in jeder Abrechnungsperiode von Hand. Es gibt keine Möglichkeit in GnuCash, die Berechnungen der Abschreibung automatisch durchzuführen oder die die Werte automatisch in die entsprechenden Konten einzugeben. Da jedoch eine Buchhaltungsperiode typischerweise ein Jahr ist, ist dies wirklich nicht viel Arbeit, die von Hand zu erledigen ist.