8.9. Buchabschluss

Zusammenfassung

Der Dialog Buch abschließen, welcher über den Menüeintrag WerkzeugeBuchabschluss geöffnet wird, dient zum Abschließen der Bücher, einem Vorgang in der Buchhaltung, bei dem die Salden der Ertrags- und Aufwandskonten zurückgesetzt werden. Bei diesem Vorgang werden die Salden der Ertragskonten und der Aufwandskonto in ein Konto vom Typ Eigenkapital übertragen.

In der betrieblichen Praxis erfolgt zuvor eine Gruppierung in den GuV-Konten nach §275 HGB. Siehe auch Gewinn- und Verlustrechnung

Anmerkung

Beachten Sie, dass der Abschluss der Bücher in GnuCash nicht für alle Anwender notwendig ist. Sie müssen nicht Ihre Einnahmen- und Ausgabenkonten am Ende jeder Finanzperiode ausgleichen, können es natürlich bei Bedarf tun.

Abhängig von der Verwendung von GnuCash (Privat oder Geschäftlich) gibt es zwei mögliche Szenarien, wie Sie einen Buchabschluß durchführen können:

geschäftliche Nutzung

Man möchte die Zahlen, welche man extern, z.B. den Finanz-, Zoll- und sonstigen Behörden, berufständischen Organisationen wie IHK, Geldgebern/Anteilseignern (Gewinnverwendung) und den Kreditgebern (Sicherheit)) gemeldet hat, auch im Buch dokumentieren. Dann ist die Abschluß-Funktion der richtige Ansatz.

Als Nebeneffekt können Sie direkt im Kontenplan die Einnahmen und Ausgaben des aktuellen Zeitraums sehen.

private Nutzung

GnuCashs integrierte Berichte beinhalten geeignete Konzepte wie einbehaltene Gewinne zwischen zwei verschiedenen Finanzperioden. Durch Auswahl des Berichtszeitraums kann man sich auch ohne Buchabschluß die Zahlen jedes Zeitraums, oder auch mehrere Zeiträume, nebeneinander anzeigen lassen.

Wichtig

Ohne angepaßte Konfiguration, wie im Tip zum Abschlußdatum erläutert, verringert der Abschluss der Bücher den Nutzen der Standardberichte, weil einige Berichte derzeit keine abschließenden Buchungen verstehen. Aus ihrer Sicht sieht es also so aus, als ob die Nettoeinnahmen oder -ausgaben in jedem Konto für frühere Buchungsperioden einfach null waren.

8.9.1. Beschreibung des Dialogs

Abbildung 8.8. Der Dialog Buch abschließen

Der Dialog „Buch abschließen“

Der Dialog besteht aus den folgenden Komponenten:

Abschlussdatum

Geben Sie das Datum für die Abschlussbuchung an. Sie können ein Datum eingeben oder eines aus dem Kalender auswählen.

Tipp

Falls möglich, wählen Sie einen Tag, an dem es keine anderen wertverändernden Buchungen gibt, also etwa Silvester oder Neujahr. Für die Verwendung von normalen Berichten müssen Sie dieses Datum dann ausschließen.

Erträge gesamt

Wählen Sie das Konto vom Typ Eigenkapital aus, auf das der Gesamtsaldo aller Ertragskonten übertragen werden soll. Optional können Sie über die Schaltfläche Neu… ein neues Konto anlegen.

Aufwendungen gesamt

Geben Sie das Eigenkapitalkonto an, auf das der Gesamtsaldo aller Aufwandskonten übertragen wird. Auch hier können Sie optional ein neues Konto mit Hilfe der Schaltfläche Neu… anlegen.

Tipp

Die Konten für Ertrag und Aufwand können auch identisch sein, etwa Eigenkapital:Jahresabschluß.

Beschreibung

Geben Sie die Beschreibung an, die in die Abschlussbuchung eingetragen wird, z.B. Jahresabschluß JJ oder Monatabschluß JJ-MM.

8.9.2. Funktionsweise

GnuCash schließt die Bücher ab, indem er je Währung eine Buchung für Ertragskonten und eine für Aufwandskonten anlegt. Die Buchungen verwenden alle das vom Benutzer ausgewählte Datum, und jede Buchung kann eine beliebige Anzahl von Buchungsteilen enthalten. Jeder Buchungsteil verschiebt den Saldo aus einem Ertrags- oder Aufwandskonto. Der letzte Buchungsteil in jeder Abschlussbuchung verschiebt den gesamten Soll-/Habensaldo auf das angegebene Eigenkapitalkonto.

Für jede Buchung wird die Beschreibung genutzt, die der Benutzer im Eingabefeld Beschreibung angegeben hat.

Die Tatsache, dass GnuCash nur Buchungen verwendet, um die Bücher zu schließen, macht es sehr einfach, einen Buchabschluss rückgängig zu machen: Löschen Sie einfach die abschließenden Buchungen.

Anmerkung

Das Buchabschluss-Werkzeug löscht keine Konten oder Buchungen, erstellt keine neuen Dateien und verbirgt keine Konten.