O diálogo Fechar livro é usado para “fechar os livros”, -- um processo contabilístico que repõe os saldos das contas de receita e despesa. Neste processo,os saldos das contas de receita são transferidos para uma conta de capital próprio de receita, enquanto os saldos das contas de despesa são transferidos para uma conta de capital próprio de despesa. Tem de especificar ambas as contas, que podem ser a mesma. Tem também de especificar a data da transferência de fecho.
Este diálogo tem as seguintes secções:
Data de fecho: especifica a data da transferência de fecho. Pode digitá-la ou escolher uma no calendário pendente.
Total de receitas: especifica a conta para a qual o saldo total de todas as contas de receita será transferido. Opcionalmente, pode criar uma nova conta para receber a transferência, clicando em .
Total de despesas: especifica a conta para a qual o saldo total de todas as contas de despesa será transferido. Opcionalmente, pode criar uma nova conta para receber a transferência, clicando em
Descrição: especifica a descrição que será inserida na entrada de fecho.
O GnuCash fecha os livros criando uma transacção por moeda para contas de receita e uma transacção
por moeda para contas de despesa. As transacções usam a data seleccionada pelo utilizador
e cada transacção pode conter qualquer número de parcelas. Cada parcela retira o saldo de
uma conta de receita ou despesa. A última parcela em cada transacção de fecho move o
desvio de saldo total de débito/crédito para a conta de capital próprio especificada.
Cada transacção usa a descrição fornecida em Descrição:.
O facto de o GnuCash usar simplesmente transacções para fechar os livros, simplfica o desfazer do
fecho. Basta eliminar as transacções de fecho.
A ferramenta Fechar livro não elimina quaisquer transacções ou contas. Não cria novos ficheiros. Não oculta contas.
Note que fechar os livros no GnuCash não é necessário. Não precisa de ter as suas contas de
receita e despesa a zero no final de cada período contabilístico. Os relatórios internos
do GnuCash gerem automaticamente conceitos como retenção de ganhos entre dois períodos
contabilísticos diferentes.
De facto, fechar os livros reduz a utilidade dos relatórios padrão, dado que os relatórios actualmente não compreedem as transacções de fecho. Desse ponto de vista, parece que a receita ou despesa líquida em cada conta num dado período foi simplesmente zero.